Hoe werken met gilden een platte organisatiestructuur succesvol kan maken

Organische organisatiestructuur

Anne van der Heide, Happiness Officer bij Bizzomate: “We hebben twee belangrijke elementen uit de Agile Organization-theorie geïmplementeerd. Ten eerste kozen we een ‘northstar’: een krachtig gezamenlijk doel dat voor iedereen meerwaarde heeft. Bij ons is dat: ‘samen groeien’. Het tweede element was een organische organisatiestructuur met gilden. Dat houdt in dat alle taken worden uitgevoerd in zelforganiserende teams van wisselende samenstelling met veel eigen verantwoordelijkheid.”
“In een organische organisatie met gilden kan inhoudelijke expertise centraal staan en dat is precies wat we willen. We zijn een kennisorganisatie en we zien om ons heen regelmatig dat de beste vakspecialisten manager worden en dat is niet altijd een succes. Door te werken met gilden kunnen onze vakspecialisten de leiding pakken vanuit de inhoud. Dat gaat heel natuurlijk. We zien nu dat mensen de leiding nemen op projecten in zelfsturende teams omdat ze van een bepaald onderwerp nu eenmaal het meeste weten, soms is dat de techniek en soms is dat het omgaan met stakeholders.”
Het doel van de gilden is tweeledig: het uitbreiden van de persoonlijke expertise én het vergroten van de kennis als geheel zodat klanten nog beter kunnen worden geholpen. Er zijn gilden over zeer diverse onderwerpen zoals security, architectuur, of product design. In de gilden hebben medewerkers verschillende rollen. Net als in een echte gilde heeft de een meer de rol van een meester en de ander de rol van leerling.

Geheel volgens de theorie van de ‘agile organization’ veranderen de gilden ook organisch van samenstelling. Medewerkers zitten er een tijdje in, schuiven weer door naar een andere gilde en groeien weer door. Ook inhoudelijk verandert wat er in een gilde gebeurt. Bij de start is het soms meer een plek om je visie op een onderwerp te delen en later wordt het een bron van innovatie waarmee klanten verder geholpen kunnen worden. Zo wordt de kwaliteit van de dienstverlening via de gilden uiteindelijk verder verhoogd.

Een perfecte plek om te groeien

Anne: “Een gilde blijkt een perfecte plek om te oefenen met leiderschap, met name voor medewerkers die dat misschien nog niet altijd doen bij klanten. Ze leren bijvoorbeeld omgaan met de uitdaging van teveel willen doen in te weinig tijd of hoe moeilijk het kan zijn om mensen mee te krijgen met jouw ideeën. Door dit soort leiderschapsuitdagingen te oefenen in een gilde wordt het makkelijker om dit bij klanten te doen.”

Synergie

Anne: “Het allergrootste voordeel van de gilden is de synergie die ze opleveren.  Door binnen de groep actief kennis te delen, weten alle leden uiteindelijk meer. Zelfs onze meest seniore medewerkers kunnen zo binnen een gilde nog van elkaar leren. We zien gewoon dat een onderwerp echt meer gaat leven als er meer mensen aan werken. Er ontstaat meer ‘buzz’ rond een onderwerp. Een groep heeft nu eenmaal een grotere slagkracht dan iemand die alleen bezig is.”

“Omdat de gilden organisatiebreed functioneren, ontstaat er bovendien een hechtere samenwerking tussen onze drie vestigingen en voorkomt het dat medewerkers twee keer het wiel aan het uitvinden zijn, iets dat met meerdere vestigingen altijd een risico is. Al met al vormen de gilden een belangrijke sleutel tot ons succes en groeien we er mee verder als organisatie. En laat dat nu nét ons voornaamste doel zijn.”