Zuyderland gebruikt Mendix Stageplanner

Stageplanner voor Zuyderland ziekenhuis

Het stagebureau van het Zuyderland, een grote Limburgse zorginstelling kwam voor een flinke uitdaging te staan toen de software die ze gebruikten voor het plannen van stages niet langer werd ondersteund. Met een groot aantal verschillende locaties en vele aanvragen voor stageplekken per jaar, moesten ze snel op zoek naar een nieuwe oplossing. Door te kiezen voor Stageplanner, een door Bizzomate ontwikkelde applicatie op basis van Mendix low-code, werkt het plannen van stages nu een stuk efficiënter. Bovendien beschikt de zorginstelling nu over centraal inzicht in alle zorgstages, mogelijk handig voor het aanvragen van subsidies in de toekomst.

Honderden aanvragen voor stageplekken per jaar
Het Zuyderland is de grootste zorginstelling van Limburg. De instelling bestaat uit een care organisatie die onder andere (thuis)zorg levert aan ouderen en uit een medisch centrum voor acute zorg met locaties in Heerlen, Sittard-Geleen, Kerkrade en Brunsum.
Het stagebureau van het Zuyderland krijgt jaarlijks vele aanvragen van studenten voor zorgstages te verwerken. Toen de software voor het plannen van stages niet langer werd ondersteund, ontstond er een flinke uitdaging. Het aanbod van leveranciers die planningstools voor dit doel hadden, was beperkt. Daarbij kwam dat het zonder goede software zo goed als onmogelijk was alle aanvragen handmatig in te plannen.
Om stage-aanvragen toch snel en efficiënt te kunnen verwerken, zocht het Zuyderland een nieuwe leverancier die een applicatie kon leveren die eenvoudig aanpasbaar was aan hun specifieke behoeften. De applicatie moest bovendien intuïtief en eenvoudig in gebruik zijn zodat meerdere medewerkers ermee konden werken. Het was eveneens belangrijk dat de applicatie ervoor zorgde dat studenten en afdelingen zo goed mogelijk werden gematcht. Voor betere efficiency moesten zoveel mogelijk taken automatisch worden uitgevoerd.

Tegelijk met MUMC+ kwam het Zuyderland toen in contact met Stageplanner. Dit is een applicatie op basis van Mendix low-code die met Bizzomate is ontwikkeld. Mede dankzij de regionale samenwerking van MUMC+ en het Zuyderland koos het Zuyderland ervoor om Stageplanner met Bizzomate door te ontwikkelen voor gebruik bij hen.

In de maanden die volgden, implementeerde Bizzomate de basisapplicatie bij het Zuyderland. Omdat elke zorginstelling over een complexe omgeving beschikt, is het aanpassen van Stageplanner aan de specifieke behoeften van de instelling cruciaal. Doordat Stageplanner echter is gebouwd op basis van het Mendix-platform kan er snel en flexibel functionaliteit worden toegevoegd.

Bizzomate stond tijdens het proces van doorontwikkeling voortdurend in contact met afdelingsmanagers van de verpleegafdelingen van het Zuyderland. Paul van Putten, verantwoordelijk voor alle zorgopleidingen: “Ik ben erg tevreden over de samenwerking met Bizzomate tijdens dit proces. In een complexe omgeving zoals hier veranderen de behoeften voortdurend. In samenspraak met Bizzomate en onze verpleegafdelingen is Stageplanner steeds verder geoptimaliseerd. De applicatie is nu operationeel bij diverse afdelingen. Naar verwachting wordt dat aantal in de komende periode snel verder uitgebreid.”

Studenten efficiënter inzetten
Het stagebureau van het Zuyderland voegt nu de informatie die ze hebben ontvangen van een student of onderwijsinstelling gemakkelijk toe aan Stageplanner. Denk hierbij aan de stageperiode, de lesdagen en de leerdoelen. Deze planningsinformatie komt vervolgens terecht bij de hoofden van de verpleegafdelingen, de centrale planners die de dienstroosters maken en de opleidingsfunctionarissen die het leerklimaat bewaken. Zij maken op basis van deze informatie het definitieve rooster.

Optimaliseren van de planning van studenten
Paul van Putten: “De medewerkers die informatie krijgen uit Stageplanner zijn erg tevreden. Zij kunnen studenten nu veel efficiënter inplannen. Omdat Stageplanner ons bovendien een centraal overzicht biedt van alle beschikbare stageplekken in onze instelling, is het veel makkelijker om snel de juiste student te matchen met de juiste afdeling.”

Handig bij subsidie aanvragen
Elke zorginstelling in Nederland krijgt subsidie voor een student die stage loopt. In het verleden was het lastig om een compleet overzicht te krijgen van alle studenten die stage liepen in het Zuyderland. Dankzij de komst van Stageplanner is er nu centraal inzicht mogelijk in alle studenten die er stage lopen. Met de subsidiemodule, die mogelijk in de toekomst wordt geïmplementeerd, kan alle subsidieinformatie die nodig is voor de diverse subsidieaanvragen met één druk op de knop verzameld worden. Daarnaast wijst Stageplanner erop wanneer de subsidieinformatie voor een student nog niet compleet is zodat de subsidieaanvragen altijd correct en volledig zijn.

Van Putten: “Ik zou het gebruik van Stageplanner graag nog verder uitbreiden de komende periode. Momenteel zijn alleen zorgstudenten opgenomen in Stageplanner. De studenten die een medische opleiding doen, worden nog niet in de applicatie ingevoerd. Door deze studenten ook toe te voegen, krijgen we nog beter inzicht in alle beschikbare stages in onze zorginstelling.”

Koppelingen met andere systemen
Het koppelen van de diverse Stageplanner-applicaties in de de regio ziet van Putten op termijn eveneens als een mogelijkheid om studenten nog beter helpen: “Soms komt het voor dat studenten bij ons aankloppen en we ze op dat moment geen passende stage kunnen bieden. Als de Stageplanner-applicaties in deze regio aan elkaar gekoppeld zouden zijn, kunnen we zo’n student veel makkelijker een stage in een andere zorginstelling aanbieden.”

Stageplanner kan op termijn ook gekoppeld worden aan andere systemen voor studenten binnen de huidige omgeving van het Zuyderland. Van Putten: “Al met al heeft Stageplanner de mogelijkheden voor studenten in het Zuyderland al enorm verbeterd maar ik zie nog meer opties. Door Stageplanner te koppelen aan Calibris Competent, ons systeem voor het beoordelen, meten en coachen van studenten en aan ons Leer Management Systeem ontstaat er een nog completer beeld van studenten en hun talenten. We hebben elk jaar zo’n duizend stageplekken beschikbaar. Door Stageplanner nog verder uit te breiden en te koppelen aan andere systemen komt iedereen uiteindelijk op een zo goed mogelijke plek terecht.”