Optimaliseren stageplanning

Maastricht Universitair Medisch Centrum optimaliseert stageplanning met Mendix-applicatie

Jaarlijks lopen ruim 1.500 studenten stage in het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+). Deze studenten komen van verschillende onderwijsinstellingen en hebben behoefte aan een stage op hun eigen niveau op een afdeling die past bij hun opleiding. Het maken van een planning voor zoveel studenten is een complex en tijdrovend proces. Om dit proces te vereenvoudigen, heeft Bizzomate samen met het MUMC+ een applicatie ontwikkeld die het plannen van stages digitaliseert en automatiseert: Stage Planner.

Voorheen werd de planning van stages gedaan met een groot Excel-bestand. Daar bovenop moest ook een flinke hoeveelheid binnenkomende e-mails worden afgehandeld. Deze mails kwamen van studenten die een wijziging in hun rooster wilden doorgeven of het ziekenhuis wilden informeren over hun voorkeuren voor bepaalde afdelingen. Omdat er steeds meer factoren waren waarmee rekening moest worden gehouden en het aantal studenten snel groeide, werd de planning te complex om handmatig af te handelen.

Hoogwaardige stages en ondersteuning voor de afdelingen

Het MUMC+ wilde hier iets aan doen en ging op zoek naar een applicatie die hen kon helpen met deze uitdaging. Bizzomate werd gekozen om het MUMC+ te ondersteunen bij het ontwikkelen van een oplossing die het planningsproces zou vereenvoudigen en het aantal e-mails zou verminderen.

De oplossing moest studenten kwalitatief goede stageplaatsen bieden op basis van hun persoonlijke voorkeuren. Bovendien moest de applicatie de afdelingen van het ziekenhuis ondersteunen bij hun formatieplanning. Het inplannen van studenten was voor deze afdelingen namelijk behoorlijk ingewikkeld omdat de meeste studenten ook lessen moeten volgen, waardoor ze niet dagelijks beschikbaar zijn. De applicatie moest daarnaast eenvoudig zijn om mee te werken en zoveel mogelijk taken moesten automatisch worden uitgevoerd in plaats van handmatig.

In een jaar ontwikkelden MUMC+ en Bizzomate samen ‘Stage Planner’, een nieuwe desktopoplossing voor het plannen van stages. Stage Planner is gebouwd op basis van het Mendix-platform waardoor het eenvoudig is om snel en flexibel functionaliteit toe te voegen. In een complexe omgeving die continu verandert zoals het ziekenhuis is dit cruciaal. Later heeft Bizzomate de front-end geoptimaliseerd en security checks uitgevoerd omdat de applicatie met persoonsgegevens werkt. De applicatie startte als pilot voor een paar afdelingen en is nu operationeel in het hele MUMC+.

Optimaliseren van de planning van stagiaires

Stage Planner bevat een flexibele planningsmechanisme dat automatisch de beste planning genereert op basis van de voorkeuren van studenten voor de verschillende verpleegafdelingen. De planner voert deze complexe en tijdrovende taak efficiënt uit. Mark van IJsselstein, coördinator van het stageprogramma in het MUMC+: “Stage Planner heeft mijn leven zo veel makkelijker gemaakt. Veel van mijn taken zijn nu geautomatiseerd en taken die niet handmatig kunnen worden uitgevoerd, kunnen nu in bulk worden uitgevoerd. Daardoor hoef ik veel minder tijd te besteden aan het inplannen van stages. Het kost me minder dan de helft van de tijd die ik er vroeger aan kwijt was.”

Concurrentievoordeel en inzicht in beschikbare middelen

Naast de tijdsbesparing op de planning, zijn er nog meer voordelen. In een concurrerende markt waar veel vraag is naar nieuw opgeleid medisch personeel, kan het MUMC+ studenten nu stages aanbieden die precies aansluiten bij hun behoeftes. Het resultaat is dat minder studenten uitvallen tijdens hun opleiding. Aangezien veel studenten potentiële werknemers zijn, is het MUMC+ hierdoor in de toekomst verzekerd van meer personeel .

Stage Planner biedt bovendien uitgebreide managementinformatie waarmee het MUMC+ beter kan voorspellen hoeveel studenten er in de komende jaren zullen afstuderen. Daardoor heeft het ziekenhuis een beter beeld hebben van het beschikbare personeel in de toekomst. De applicatie geeft ook meer informatie over de uitval per afdeling. Als bepaalde afdelingen een hoog uitvalpercentage hebben, kan het management van het MUMC+ besluiten de situatie te onderzoeken en indien nodig passende maatregelen te nemen.

Stage precies afgestemd op de behoeften van de studenten

Ook studenten profiteren van het gebruik van Stage Planner. Enkele weken voor het begin van hun stage ontvangen zij nu automatisch een e-mailnotificatie waarin hen wordt gevraagd hun voorkeuren voor een specifieke ziekenhuisafdeling door te geven. Mark van IJsselstein: “Voor een student die in de toekomst op de ambulance wil werken is een stage in het ziekenhuislab misschien niet zo geweldig, maar een stage op de Spoedeisende Hulp kan wel veel meerwaarde hebben. Met Stage Planner kunnen we nu een stage organiseren op een afdeling die precies aansluit bij hun wensen, met minder uitval van studenten als gevolg. We zien nu al dat ons gepersonaliseerde stageprogramma meer studenten aantrekt. Omdat er een groot tekort is aan goed opgeleid medisch personeel is dit voor ons een enorm concurrentievoordeel.”

Meer inzicht in de beschikbaarheid van medisch personeel

Voor de verschillende afdelingen van het ziekenhuis betekent het werken met Stage Planner dat zij automatisch via de applicatie te horen krijgen welke student stage komt lopen. Zij ontvangen vervolgens automatisch de dagplanning van de student waardoor het voor hen makkelijker wordt om de planning voor hun diensten te maken.

Stage Planner maakt ook andere informatie over de student automatisch beschikbaar, zoals hun leerdoelen. Door het aanvinken van vakjes kunnen de planners van de afdelingen aangeven dat zij de extra informatie hebben gelezen. Daardoor zijn de afdelingen minder tijd kwijt aan administratie en wordt een overload aan e-mails voorkomen. Stage Planner zorgt ook voor een betere verdeling van de juiste studenten over de verschillende afdelingen van het ziekenhuis.

Samenwerking met andere onderwijsinstellingen

Stage Planner is gebouwd voor studenten die verpleegkunde studeren, maar in de toekomst kan de applicatie eenvoudig worden uitgebreid naar andere opleidingen in de regio (OOR). Herbert Lebens, informatiemanager bij het MUMC+ en product owner: “Ik zie veel mogelijkheden voor Stage Planner. In principe zijn de stages van andere soorten ziekenhuisstudenten vergelijkbaar. Zo is Stage Planner al uitgebreid met stages voor geneeskundestudenten en de regionale opleidingsprogramma’s voor co-assistenten. Als alle stages straks via Stage Planner worden gepland, krijgt het ziekenhuis een compleet overzicht van de beschikbare stagiaires per afdeling. Dat is iets waar het ons in het verleden aan ontbrak.”

Lebens vult aan: “Nu we hebben gezien wat we kunnen bereiken, willen we het gebruik van Stage Planner graag verder opschalen. Het Zuyderland Medisch Centrum heeft al besloten om Stage Planner ook te gaan gebruiken. In de toekomst zouden alle medische centra in de regio via Stage Planner kunnen samenwerken. Dan kunnen we nog meer studenten een stage op maat aanbieden en krijgen ziekenhuizen in de regio meer grip op hun beschikbare personeel.”